e-Otoban
Projenin Konusu ve Amacı
e-Otoban Projesi; taşra teşkilatına sahip olan, aynı zamanda evrak süreci mülki idare amiri onayından geçen kurumların evraklarının zaman ve mekâna bağlı kalmaksızın tek bir ara yüzden elektronik olarak onaylamasını sağlamak amacıyla Başkanlığımız tarafından geliştirilmiştir.
e-Otoban Projesi ile e-Devlet projesinin gereklilikleri ve birlikte çalışabilirlik standartları dahilinde vali, vali yardımcısı ve kaymakamların havale ve imza işlemlerinin, zaman ve mekâna bağlı kalmaksızın tek arayüz üzerinden taşradaki evrak akışının elektronik ortamda yürütülmesi amaçlanmıştır. Aynı zamanda tüm kamu kurum ve kuruluşları tarafından kullanılan donanım ve yazılım sistemi ile uyumlu olması, yani farklı EBYS’lerin konuşabiliyor olması hedeflenmiştir. e-Otoban Projesi, uygulama yaşam döngüsü içerisinde mevcut kaynakların etkin ve verimli kullanılması hedeflenerek, İçişleri EBYS’sine entegre olarak geliştirilmiştir. Proje mevcut yazılım ve donanım altyapısı kullanılarak minimum maliyetle kısa süre içerisinde kullanıma hazır hale getirilmiştir. Etkin ve sürdürülebilir bir proje yönetimi için entegre değişiklik gereksinimleri dikkate alınmış, proje yönetim planı sürekli güncel tutulmuştur.
Projenin Çalışması ve Yönetimi
E _Otoban Gelen, Giden ve Merkez Süreci
Başkanlığımız tarafından, Taşra teşkilatı olan tüm kamu kurum ve kuruluşlarına e-Otoban Projesi Gelen ve Giden evrak süreci hakkında resmi yazı ile bilgilendirme yapılarak davet yazısı iletilmiştir.
- e-Otoban Giden İş Süreci
Proje ile kamu hizmetlerinin sunumunda önemli bir dayanak oluşturan resmi yazışma trafiği taşrada tek bir arayüz üzerinden gerçekleştirilmekte, kurumların evrak işlemleri için farklı elektronik belge yönetim sistemleri kullanılmasına ihtiyaç kalmamakta, kamudan kamuya iş akışı basit, hızlı ve kesintisiz bir şekilde yürütülmektedir. Bu durum yönetime farklı kurumlara ait evrakların raporlanması ve takip edilebilmesine imkân sağlamış, hızlı karar alma kabiliyeti kazandırmış ve bir bütün olarak iş süreçlerini kolaylaştırmıştır.
Sistemin genel işleyişi şu şekildedir:
1.Kurumun, vali / vali yardımcısı ve kaymakam tarafından imzalanacak evrakları, ilgili kurumun kendi elektronik belge yönetim sistemi içerisinde evrak oluşturma yetkisi olan şef/memurlar tarafından hazırlanır.
2.Kurum kendi EBYS’lerinde hazırlanan evraklara iç işleyişlerindeki paraf sırasından sonra vali, vali yardımcısı veya kaymakamı paraf ve imza işlemleri için imza rotasına ekleme yapar.
3.Kurum içindeki imza rotasında belirlenen paraf süreci tamamlanır.
4.Kurum tarafından paraflanan evrak, rotada parafcı / imzacı olan vali, vali yardımcısı ve kaymakamın e-İçişleri Otoban başlığı altındaki “Paraf-İmza Bekleyen Evraklar” listesine düşer.
5.Vali, vali yardımcısı ve kaymakam onaya sunulan evraklara elektronik imza kullanarak işlem yaparlar.
6.İlgili kurumun numaratörü tarafından sayı verilen evrak elektronik olarak imzalanır.
7.Evrak postalanmak üzere hazırlandığı kuruma düşer. Evraklar bu kurum tarafından postalanır.
8.Evrak kurum tarafından postalanmadan önce gerektiği durumlarda imzacı tarafından silinebilir. Postalama işlemi tamamlandığında silme işlemi yapılamaz.
2.Kurum kendi EBYS’lerinde hazırlanan evraklara iç işleyişlerindeki paraf sırasından sonra vali, vali yardımcısı veya kaymakamı paraf ve imza işlemleri için imza rotasına ekleme yapar.
3.Kurum içindeki imza rotasında belirlenen paraf süreci tamamlanır.
4.Kurum tarafından paraflanan evrak, rotada parafcı / imzacı olan vali, vali yardımcısı ve kaymakamın e-İçişleri Otoban başlığı altındaki “Paraf-İmza Bekleyen Evraklar” listesine düşer.
5.Vali, vali yardımcısı ve kaymakam onaya sunulan evraklara elektronik imza kullanarak işlem yaparlar.
6.İlgili kurumun numaratörü tarafından sayı verilen evrak elektronik olarak imzalanır.
7.Evrak postalanmak üzere hazırlandığı kuruma düşer. Evraklar bu kurum tarafından postalanır.
8.Evrak kurum tarafından postalanmadan önce gerektiği durumlarda imzacı tarafından silinebilir. Postalama işlemi tamamlandığında silme işlemi yapılamaz.
- e-Otoban Gelen Evrak Süreci:
Valilik veya Kaymakamlığa entegre gelen evrakın ilgili Mülki İdare Amiri havale onayından sonra yazılmış olduğu mülki idare amirliğine bağlı taşra teşkilatına entegre olarak iletilmesi hedeflenmiştir.
Sistemin genel işleyişi şu şekildedir:
1. Evrak Valiliğe veya Kaymakamlığa Entegre (Birebir veya KEP) iletilir,
2. e-İçişler Projesi EBYS arayüzü Dış Kurumdan gelen evraklar sekmesinden evrak teslim alınır,
3. Teslim alınan evrak ilgili MİA havale onayından sonra ilgili taşra teşkilatına entegre iletilmesi için seçilir,
4. MİA e-İmzası ile bu evrakı onaylar, ek havale yeri ekler ve ya havale işlemini iptal ede bilir,
5. Onaylanan evrak ilgili taşra teşkilatına entegre olarak iletilir.
2. e-İçişler Projesi EBYS arayüzü Dış Kurumdan gelen evraklar sekmesinden evrak teslim alınır,
3. Teslim alınan evrak ilgili MİA havale onayından sonra ilgili taşra teşkilatına entegre iletilmesi için seçilir,
4. MİA e-İmzası ile bu evrakı onaylar, ek havale yeri ekler ve ya havale işlemini iptal ede bilir,
5. Onaylanan evrak ilgili taşra teşkilatına entegre olarak iletilir.
- e-Otoban Merkez Evrak Süreci:
Bakanlığımız bağlı birimleri (Emniyet Genel Müdürlüğü, Jandarma Genel Komutanlığı, Sahil Güvenlik Komutanlığı, AFAD) e-İçişleri Projesi dışında EBYS sistemi kullanmaktadır. Dolayısı ile, Bakanlığımız e-İçişleri Projesi kullanan Taşra teşkilatı ile yazışma süreci ve Evraklarının mülki idare amiri onayından geçirilmesi için entegrasyon ihtiyacı doğmaktadır. Ayrıca, bağlı birimlerin merkez birim evrak işleyişi Bakanlığımız en üst düzey amir onayından geçmektedir.
Projenin Sonucu
e-Otoban Projesi ile e-Devlet projesinin gereklilikleri ve birlikte çalışabilirlik standartları dahilinde, vali, vali yardımcısı ve kaymakamların havale ve imza işlemlerinin, zaman ve mekâna bağlı kalmaksızın tek arayüz üzerinden taşradaki evrak akışının elektronik ortamda yürütülmesi amaçlanmıştır. Aynı zamanda tüm kamu kurum ve kuruluşları tarafından kullanılan donanım ve yazılım sistemi ile uyumlu olması, yani farklı EBYS’lerin konuşabiliyor olması hedeflenmiştir. e-Otoban Projesi, uygulama yaşam döngüsü içerisinde mevcut kaynakların etkin ve verimli kullanılması hedeflenerek, İçişleri EBYS’sine entegre olarak geliştirilmiştir. Proje mevcut yazılım ve donanım altyapısı kullanılarak minimum maliyetle kısa süre içerisinde kullanıma hazır hale getirilmiştir. Etkin ve sürdürülebilir bir proje yönetimi için entegre değişiklik gereksinimleri dikkate alınmış, proje yönetim planı sürekli güncel tutulmuştur.
Sonuç olarak e-Otoban Projesi; kamu kurum ve kuruluşlarının kâğıtsız ofis uygulamasına tam anlamıyla geçebilmeleri için taşrada e-Devlet uygulamaları arasında köprü görevi görecek ve e-Dönüşüm Türkiye Projesinin vazgeçilmez bir parçası olacaktır.
Başkanlığımız tarafından e-Devlet projesinin gereklilikleri ve birlikte çalışabilirlik standartları dahilinde, taşradaki Mülki İdare Amirleri’nin tüm evrak trafiğini, havale ve imza işlemlerini, zaman ve mekâna bağlı kalmaksızın tek ara yüz üzerinden elektronik ortamda yürütebilmesini sağlayan sistemdir.
Proje kapsamında entegrasyon sürecinde 2014 yılından itibaren yaklaşık 10 Milyon evrak onaylanarak, 38 Milyon TL kağıt ve posta tasarrufu sağlanmıştır.
Proje İle İlgili Mevzuatlar
İçişleri Bakanlığı’nı Takip Edin
© Türkiye Cumhuriyeti İçişleri Bakanlığı