Arşiv Şube Müdürlüğü
Görevleri
a) Milli arşiv politikası çerçevesinde Bakanlık arşiv politikasını oluşturmak, geliştirmek ve gerektiğinde değiştirmek, bunlara ilişkin esasları belirleyerek Bakanlık Makamının Onayına sunmak ve izlemek,
b) Bakanlık merkez birimlerden arşivlik malzeme ile arşiv malzemesini teslim almak,
c) Bakanlık merkez birimlerden teslim alınan arşivlik malzemeyi uygun koşullarda muhafaza etmek, kayba uğramalarını önlemek,
ç) Bakanlık merkez birimlerden teslim alınan malzemeyi asli düzenleri içerisinde aidiyetlerini bozmadan yerleştirmek,
d) Depo yerleşim planını hazırlamak,
e) Ayıklama ve imha komisyonlarını oluşturmak,
f) Arşivlik malzemenin niteliğini belirleyerek tespiti ve değerlendirmesini yapmak,
g) Bakanlığın Merkez ve Taşra Birim arşivlerinde ayıklama, saklama, imha ve diğer arşiv faaliyetlerine rehberlik etmek, denetlemek veya denetlenmesini sağ¬lamak,
ğ) Bakanlık merkez birimlerince tespit edilen imhalık arşiv malzemesi ile kurum arşivinde yapılan ayıklama sonucunda imha komisyonunca belirlenen imhalık arşiv malzemesinin imhasını sağlamak,
h) Ayıklama ve İmha Komisyonunun çalışmaları sonucunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilmesi uygun görülen arşiv malzemesinin tasnif edilerek envanterleriyle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmek ve devredilmeyecek olanların korunmasını sağlamak,
ı) Arşivlik malzemenin tamir ve restorasyonunu yapmak veya yaptırmak,
i) Arşivlik malzemenin kopyalarını çıkararak devamlılığını sağlamak ve bunların küçük hacimlere dönüştürülmesi için film, mikrofilm ve gerektiğinde diğer ileri teknikleri uygulamak,
j) Araştırmaya açık arşiv malzemesi için tanıtıcı rehber ve katalog hazırlamak,
k) Birim ve kurum arşivlerinden yararlanma taleplerini karşılamak, kolaylaştırıcı tedbirleri almak,
l) Araştırma taleplerini değerlendirmek ve gerektiğinde yerine getirmek,
m) Yurtiçi ve yurtdışında arşivcilik alanındaki bilimsel gelişmeleri izlemek, bu alandaki eserleri derlemek,
n) Arşivcilik ve arşiv faaliyetlerine yönelik seminer, kurs, konferans, toplantı vb. etkinlikler düzenlemek veya bu tür faaliyetlere katılımı sağlamak,
o) Bakanlık merkez personeli ile valilik ve kaymakamlık personeline arşivcilik ve arşiv faaliyetlerine yönelik seminer, kurs, konferans, toplantı vb. etkinlikler düzenlemek veya bu tür faaliyetlere katılımı sağlamak,
ö) Standart Dosya planına uygun olarak arşivleme işleminin yapılmasını izlemek,
p) Bakanlık merkez birim arşivlerinden gelen yıllık faaliyet raporlarını değerlendirmek,
r) Her türlü arşiv bilgisi ve belgesiyle ilgili olarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile işbirliği yapmak,
s) Bakanlık merkez birimlerinden toplanan atık kağıtların Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslimini sağlamak,
ş) Birimde görev yapan personelin izinleri ile ilgili işlemleri yürütmek,
t) Birimin ihtiyaç duyduğu yapım, bakım-onarımın yapılmasını sağlamak; mal ve hizmet alımları ile malzeme teminine ilişkin teknik şartnameyi hazırlamak,
u) Birimde iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde işlemesini sağlayacak tedbirleri almak ve stratejik planlamayla ilgili iş ve işlemleri yapmak,
ü) Standart Dosya Planı dahilinde dosyalama ve arşiv işlemlerini yapmak,
v) Başkan tarafından verilen diğer görevleri yürütmek.
İş Akış Şemaları
